Η Πλατφόρμα DataTeam έχει την δυνατότητα προσθήκης του Business Process Management (BPM) Add-On, για τον ψηφιακό μετασχηματισμό καθημερινών ροών εργασίας της επιχείρησης, παρέχοντας ένα πλούσιο περιβάλλον χρήσης (Web UI) ώστε να μπορούν οι χειριστές να εκκινούν και να συμμετέχουν σε επιχειρησιακές διαδικασίες.
Για το σχεδιασμό του Χάρτη μίας επιχειρησιακής Διαδικασίας (Process Map) χρησιμοποιείται ο ενσωματωμένος BPM Designer που βασίζεται σε καμβά HTML5:
Κατά το σχεδιασμό του Χάρτη, οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν διαφόρων τύπων εργασίες (Activities), συμβάντα (Εvents) και πύλες (Gateways), ώστε να επιτύχουν τον καλύτερο δυνατό μετασχηματισμό μίας Διαδικασίας σε ψηφιακή ή ακόμη και τον ανασχεδιασμό της εφόσον κριθεί απαραίτητο:
Κατά τον ψηφιακό μετασχηματισμό κάποιας διαδικασίας, ενσωματώνεται η πολιτική της επιχείρησης για τη συγκεκριμένη διαδικασία, το οργανόγραμμα, οι ρόλοι των χειριστών, τα όρια έγκρισης, κλπ. Οντότητες όπως Όμιλος, Εταιρείες, Υποκαταστήματα, Διευθύνσεις, Τμήματα, Χρήστες, μπορούν να ενσωματωθούν είτε απευθείας μέσα στην Πλατφόρμα, είτε μέσω του Active Directory (OU, Group, User), ώστε να χρησιμοποιηθούν κατά τον σχεδιασμό των διαδικασιών.
Οι χειριστές που συμμετέχουν στη διαδικασία, ειδοποιούνται μέσω e-mail όταν έχουν κάποια νέα εργασία (Workflow Job) προς διεκπεραίωση, ενώ μέσα από το ειδικά διαμορφωμένο περιβάλλον εργασίας (Web UI) μπορούν να βλέπουν όλες τις πληροφορίες που αφορούν την νέα εργασία, όπως τα βασικά της στοιχεία, τα συνημμένα «έγγραφά» της, το ιστορικό της και πολλά ακόμη:
Οι χειριστές έχουν τις κατωτέρω δυνατότητες κατά τη διεκπεραίωση μία εργασίας:
- Προβολή της εργασίας και των συνημμένων “εγγράφων” της (e-mail, photo, PDF, Word/Excel, scanned doc, κλπ.)
- Οπτική ενημέρωση σχετικά με το ποιοι χειριστές έχουν εγκρίνει την εργασία
- Επεξεργασία των συνημμένων εγγράφων, βάσει δικαιωμάτων ασφάλειας
- Προσθήκη συνημμένων “εγγράφων” στην εργασία
- Καταχώρηση τιμών πεδίων στις μεταβλητές της εργασίας (Job variables)
- Προσθήκη σχολίων στην εργασία ώστε να τα διαβάσουν οι επόμενοι εμπλεκόμενοι χειριστές
- Προβολή του ιστορικού έγκρισης της εργασίας, όπου ο χειριστής μπορεί να γνωρίζει από που πέρασε η εργασία πριν φτάσει στον ίδιο, αλλά και που βρίσκεται ανά πάσα στιγμή, αφού την έχει εγκρίνει, κάτι πολύ χρήσιμο στην καθημερινότητα των χειριστών
Κατά την ροή της εργασίας υπάρχει η δυνατότητα αυτόματης διασύνδεσης (integration) με άλλα συστήματα και εφαρμογές, ώστε μέσω Web Services ή DB Scripts να συλλέγονται πληροφορίες που απαιτούνται για την ηλεκτρονική ροή της εργασίας.
Οι χειριστές μπορούν επίσης, μέσω του BPM e-mail approval Add-On Λογισμικού, να λαμβάνουν ειδικά διαμορφωμένα e-mails, τα οποία έχει ως συνημμένο, ένα και μόνο αρχείο μορφής PDF, το οποίο όμως εμπεριέχει όλα τα συνημμένα έγγραφα της εργασίας (Job attachments).
Στη συνέχεια και αφού διαβάσουν το PDF, μπορούν χρησιμοποιώντας το κινητό, την ταμπλέτα ή τον φορητό υπολογιστή τους και ενώ βρίσκονται π.χ. σε σύσκεψη, εκτός γραφείου ή ακόμη και εν πτήσει (off-line), να εγκρίνουν ή να απορρίψουν την εργασία, μέσω των επιλογών Approve / Reject που υπάρχουν στο κείμενο (body) του e-mail.
Δίνεται έτσι η δυνατότητα σε στελέχη τα οποία βρίσκονται συχνά εκτός γραφείου να συμμετέχουν στις επιχειρησιακές διαδικασίες έχοντας στη διάθεσή τους όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να λαμβάνουν τις αποφάσεις τους.
Η επιχείρηση μπορεί επίσης να ενσωματώσει Ηλεκτρονικές Φόρμες (Web Forms) για την εκκίνηση ροών εργασίας κατά την υποβολή τους, ή/και να χρησιμοποιεί τις Φόρμες αυτές κατά τη διάρκεια των διαδικασιών για να συλλέγει στοιχεία από τους χρήστες που συμμετέχουν σε αυτές, είτε οι Φόρμες συμπληρώνονται σε Mobile συσκευές, είτε σε Desktops/Laptops.