Το Λογισμικό ERM δίνει τη δυνατότητα στην επιχείρηση να «συλλάβει» και να επεξεργαστεί αυτόματα, εκτυπώσεις (Reports) που προέρχονται από Κεντρικά Συστήματα όπως είναι το ERP της επιχείρησης.
Οι εκτυπώσεις αυτές «συλλαμβάνονται» πριν φθάσουν στον εκτυπωτή, ενώ το Λογισμικό τις διαχειρίζεται και τις επεξεργάζεται «on-the-fly».
Η αυτόματη διαχείριση και επεξεργασία των εκτυπώσεων μπορεί να περιλαμβάνει τις κατωτέρω επιλογές:
Αυτόματη μορφοποίηση της εκτύπωσης
- Dot-Matrix/Text to Laser
- Αλλαγή θέσης πεδίων (x,y)
- Αλλαγή font type/size πεδίων
- Προσθήκη μεταβλητών ή στατικών λεκτικών σε οποιαδήποτε θέση
- Προσθήκη Logos, Εικόνων, Watermarks
- Προσθήκη οριζόντιων/κάθετων γραμμών
- Προσθήκη φόρμας τυπογράφου
- κλπ.
Αυτόματη εισαγωγή Barcode (1D/2D) στο Έγγραφο
Σε οποιαδήποτε θέση, ενώ η τιμή του οποίου μπορεί να είναι είτε «στατική» είτε να εμπεριέχει στοιχεία της «runtime» εκτύπωσης, όπως π.χ. Ημερομηνία Έκδοσης, Τύπος Εγγράφου, Αριθμός Εγγράφου, κλπ.
Ανάγνωση metadata Εγγράφου
Όπως π.χ. σε περίπτωση εκτύπωση Παραστατικού Πώλησης: ΑΦΜ Πελάτη, Επωνυμία Πελάτη, Τύπος Παραστατικού, Αριθμός & Ημερομηνία Παραστατικού, Αρ.Σχετικού Παραστατικού, Αριθμός Παραγγελίας, Δρομολόγιο/Οδηγός, κλπ.
Αυτόματη δημιουργία ενιαίου Print Job από διαφορετικά Έγγραφα (Προαιρετικό Add-On)
Το Λογισμικό ERM Merge Print Jobs μπορεί να συνδέσει αυτόματα, εκτυπώσεις που προέρχονται από διαφορετικά Συστήματα και που έχουν εκτυπωθεί σε διαφορετικές χρονικές στιγμές.
Το Λογισμικό συνδέει όλα τα ανωτέρω Έγγραφα σε ένα, ενιαίο αρχείο εκτύπωσης (Print Job) και στέλνοντάς το στον τελικό (φυσικό) εκτυπωτή, μπορεί να επιτευχθεί αυτόματη συρραφή των Εγγράφων, εφόσον ο εκτυπωτής διαθέτει Stapler.
Εναλλακτικά, το Λογισμικό μπορεί να δημιουργεί ενιαίο αρχείο PDF, ενώνοντας τις διαφορετικές εκτυπώσεις.
Αυτόματη προώθηση Εγγράφου μέσω e-mail (Προαιρετικό Add-On)
Το Λογισμικό ERM E-mail Delivery μπορεί να αποστέλλει αυτόματα μέσω e-mail, Έγγραφα που έχει διαχειριστεί και επεξεργαστεί το Λογισμικό ERM.
Κατά την αποστολή των e-mails λαμβάνονται υπόψη προδιαγεγραμμένοι κανόνες (business rules) οι οποίοι βασίζονται σε metadata του Εγγράφου όπως π.χ.: Πελάτης, Ημερομηνία Εγγράφου, Θέμα Εγγράφου, κλπ.
Το Λογισμικό μπορεί επίσης να δημιουργεί και να συμπληρώνει αυτόματα βάσει κανόνων, τις τιμές των πεδίων From, To, Cc, Bcc, Subject, Body του εκάστοτε e-mail προς αποστολή.
Στο τέλος της επεξεργασίας, το Έγγραφο εισάγεται και αρχειοθετείται αυτόματα στην Πλατφόρμα Enterprise Content Management (ECM). Η εισαγωγή του στην Πλατφόρμα ECM, γίνεται με τη «φυσική μορφή» που εκδόθηκε, χρησιμοποιώντας τεχνολογία Form Overlay και ταξινομείται βάσει των στοιχείων του, π.χ. Πελάτης, Ημερομηνία Έκδοσης, Αριθμός Εγγράφου, κλπ.
To ηλεκτρονικό αρχείο του Εγγράφου έχει πολύ μικρό μέγεθος (≈5KB) λόγω του ειδικά διαμορφωμένου αλγόριθμου συμπίεσης και αρχειοθέτησης που έχει αναπτυχθεί και δίνει ουσιαστικά τη δυνατότητα στην επιχείρηση να έχει όλα τα εκδοθέντα Έγγραφά της On-Line, για πάντα.
Εάν το Έγγραφο συνδέεται «λογικά» με άλλο ήδη αρχειοθετημένο Έγγραφο στην Πλατφόρμα ECM, τότε θα συνδεθεί αυτόματα με όλα τα προϋπάρχοντα, χρησιμοποιώντας κάποιο στοιχείο όπως για παράδειγμα, ο Αριθμός Σχετικού Εγγράφου (π.χ. Τιμολόγιο & Πιστωτικό, Δελτίο Αποστολής & Τιμολόγιο, κλπ.).
Η εγκατάσταση του Λογισμικού ERM, καταργεί μία σειρά ενεργειών που έχουν μηδενική προστιθέμενη αξία, ενώ αντίστοιχα προσθέτει μία σειρά αυτοματισμών, σύμφωνα με τις ειδικές ανάγκες της επιχείρησης, που μειώνουν το κόστος λειτουργίας και αυξάνουν κατακόρυφα την παραγωγικότητα.
